Ejemplo práctico de SugarCRM como CRM de una empresa

La semana pasada te enseñé cómo instalar la versión gratuita de SugarCRM; así que, como se aprende mejor en la práctica, hoy voy a proponerte que veamos un ejemplo de dicho sistema de gestión.

Con esta versión de CRM dispones de los siguientes servicios:

  • Página personal: en ella se muestra información sobre las operaciones realizadas.
  • Campañas y E-Mail Marketing: se controla la difusión de las campañas a través de distintos medios.
  • Gestión de actividades: se gestionan tareas, eventos, mails, llamadas, etc.
  • Oportunidades: son las procedentes de los clientes potenciales a partir de los productos/servicios de la empresa.
  • Cuentas y Contactos: se almacenan los datos de los clientes en cuentas y contactos de la empresa.
  • Incidencias: se registran incidencias de todo tipo.
  • Calendario compartido: con él se administran reuniones y citas.

Ahora, imagínate que trabajas para un concesionario de Audi en España y te han encargado la implementación de una herramienta CRM para mejorar la eficiencia de su departamento de ventas. Sin ser técnico de sistemas de gestión para las empresas, ¿cómo lo harías? y ¿qué pasos seguirías?.

responsable atencion al cliente audi

Una vez instalado Sugar Community Edition en tu sistema operativo, procede a recopilar toda la información relacionada con la interacción entre el concesionario Audi y tu cliente de la siguiente manera:

1.- Accede a la aplicación introduciendo tu nombre de usuario y contraseña, y acuérdate de seleccionar ‘Español’ como lengua (ver imagen 1).

Entrada en SugarCRM

Imagen 1

2.- Te aparecerá una ventana de inicio como ésta (ver imagen 2). En la barra de herramientas superior, pulsa sobre Ventas -> Clientes Potenciales -> Nuevo Cliente Potencial para crear al cliente potencial “Esteban G”. Para ello, rellena la ficha con los datos del cliente como sigue (ver imagen 3).

Menu de Inicio SugarCRM

Imagen 2

 Nombre: G., Esteban.
– Móvil: Cualquier número.
– Estado: En proceso (aún es un cliente interesado en comprar, es decir, un cliente potencial).
– Descripción estado: El lunes 11/11 John Doe lo llama y concierta una cita para el miércoles 13/11.
– Campaña: Spot publicitario (creado previamente: Marketing -> Campañas -> Creación de Campaña).
– Toma de contacto: Sitio Web.
– Descripción de toma de contacto: Llamada a concesionario Audi para solicitar información acerca del modelo A4.

También debes asignar el cliente a John Doe (responsable de Atención al Cliente), que tendrás que haber creado previamente (ver imagen 4). Así, John podrá editar la ficha del cliente en función de la frecuencia de contacto que tenga con él.

Ficha de Esteban G

Imagen 3

Ficha de John Doe

Imagen 4

3.- En la pestaña Actividades, en ‘Clientes Potenciales’, vas a programar la cita del día 13/11. Selecciona en el desplegable Programar Reunión’ y rellena el formulario: Asunto (“Cita con el cliente”), Fecha y hora de inicio (“miércoles, 13 de noviembre”), Duración (“1 hora”), Estado (“Planificada”) y Asignado a (“Doe, John”) (ver imagen 5).

programacion de la cita

Imagen 5

4.- Programa la llamada de confirmación de la cita anterior. Para ello, selecciona en el desplegable Registrar Llamada’ y rellena el formulario: Asunto (“Confirmación de la cita”), Inicio (“martes, 12 de noviembre”), Duración (“15 minutos”), Estado (“Saliente Planificada”) y Asignado a (“Doe, John”) (ver imagen 6).

confirmacion de la cita

Imagen 6

5.- Para terminar, vas a convertir al cliente potencial G., Esteban en cliente de Audi en España. Para ello, procede como en la siguiente imagen (ver imagen 7). Se creará un nuevo contacto y una nueva cuenta que puedes llamar “Audi A4”.

conversion cliente potencial

Imagen 7

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Acerca de

Estudiante de Finanzas y Contabilidad, con gran interés por las nuevas tecnologías y sus implicaciones en los negocios online. Autor del blog "Comprando en la web", donde escribo sobre ventas, marketing digital y social media.

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Publicado en Costumer Relationship Management

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